Куда уходит время: эффективная техника тайм-менеджмента

Многим знакома ситуация, когда день пролетел, как одно мгновенье, а не сделано практически ничего. И так день за днем, а к концу недели скапливается огромная куча невыполненных задач. Для многих является настоящим откровением то, как другие умудряются сделать все рабочие и домашние дела и даже успеть сходить вечером в кино.

Техника полного хронометража

Возьмите карманный блокнот и носите его с собой, чтобы делать записи в течение дня. Конечно, можно использовать заметку в смартфоне, но записи от руки более эффективны. Это обусловлено тем, что когда мы пишем руками, мы активнее концентрируемся на текущей деятельности, а заметки в смартфоне делаем скорее на автомате. Итак, первым шагом необходимо записывать все свои дела в течение дня, как только вы переключаетесь с одного на другое. Записывайте интервалы в формате «начало–конец деятельности», например:

  • 13:30–14:00 совещание с коллегами по проекту;
  • 14:00–14:30 составление отчета о совещании;
  • 14:30–14:45 проверка почты и соцсетей.

Ведите записи каждый день, пока это не войдет в привычку. Через некоторое время вы начнете записывать на автомате и тогда сможете четко проанализировать свой день. В конце дня посмотрите на свои записи и напротив каждого пункта обозначьте «полезность» дела.

Вторым шагом необходимо определить цели, которых вы хотите добиться благодаря этой технике. Выявите собственные цели, например, хотите ли вы больше времени уделять здоровью и физическим нагрузкам, меньше зависать в соцсетях, выучить иностранный язык, перестать доделывать проекты в последний день. Распишите эти цели и соотнесите с показателями времени из своей таблицы, например:

  • Цель: здоровье и спорт — Показатели: сколько времени в день/неделю вы тратите на тренировки.

Третьим этапом необходимо составить график, на котором отражено «полезное время» и «воришки» — для этого мы в первом шаге писали, куда у нас вообще уходит время. Такой график позволит увидеть, откуда мы можем взять недостающее время на наши цели. Далее останется только перераспределить то самое «недостающее» время с бесполезных действий на достижение цели.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент – это уникальный вид деятельности, который позволяет управлять временем: высвобождать его путем рациональных действий и правильной расстановки приоритетов.

Тайм-менеджмент призван помочь человеку успевать больше, затрачивая при этом минимум сил, но получая качественный результат.

Тайм-менеджмент можно расценивать как науку, которая помогает оптимизировать время, разделяя его на рабочее и свободное. Правильное сочетание свободного и рабочего времени позволяет повысить эффективность работы, сделать ее приятнее для индивида.

Управление временем основывается на следующих принципах:

Как правильно управлять своим временем

1. Анализ времени и дел.

Данный шаг позволяет оценить, сколько времени требуется на выполнение конкретного задания в зависимости от уровня сложности. Он призван оценить правильный порядок постановки задач и ввести ограничения на выполнение каждого задания.

Например, ежедневно на зарядку можно выделить 10-15 минут, на прочтение книги – 30-60 минут и пр.

2. Планирование времени и дел.

Важно заранее составлять план на грядущий день или неделю. Недельный план необходимо ежедневно пересматривать с учетом актуальности задач. Возможно, потребуется внести коррективы из-за непредвиденных обстоятельств или вновь появившихся дел (например, получили задание на завтрашний семинар или срочное дополнительное задание).

Читайте также:  Как перестать бояться жить, или Вы живите, а я с краю посижу

3. Самоорганизация.

На этой стадии необходимо выделить несколько первостепенных задач, которые должны быть выполнены «любой ценой». «Золотое правило» тайм-менеджмента гласит, что «20% дел приносят 80% результата».

Также можно классифицировать дела на простые и сложные: сперва рекомендуется выполнять простые (так как они потребуют меньше времени), а затем сложные.

Возникли сложности?

Нужна помощь преподавателя?

Мы всегда рады Вам помочь!

дипломные магистерские диссертации

4. Делегирование задач.

Данный принцип гласит «не бойтесь просить помощи». Если у вас общее задание на группу, то обязанности можно распределить. Например, поиск ответов к экзамену можно осуществлять в одиночку или распределить по несколько вопросов на каждого члена группы.

5. Фиксируйте все планы на бумаге.

Как гласит народная мудрость «рукописи не горят». Чтобы не забыть ничего и выполнить все, что хотели, важно записывать дела и отмечать (зачеркивать, помечать галочкой и пр.) по мере их готовности. Список дел всегда носите при себе. Такой подход позволит не упустить ничего из виду и достичь поставленной цели.

6. Исключайте лишнее.

Расставляя приоритеты, отметайте лишние задачи или распределите их на другое время, другие дни. Грамотно управляйте как собственными силами, так и временем.

Что нужно знать о цели?

Во-первых, цели должны быть стратегические.

«Каждый раз, когда мы ставим цели, составляем план на год, календарный план, мы точно знаем, что мы хотим донести до детей, что мы хотим в своей учебной деятельности. Но если спросить учителей об их планах жизни на год, личных целях, то далеко не все смогут похвастаться собственной стратегией. Просто сядьте и помечтайте, составьте план своих жизненных целей».

Во-вторых, цель должна быть в стиле smart.

Следующий шаг — это визуализация целей.

  1. Порядок. Все потаенные мечты обретают точные образы и формулировки.
  2. Баланс. Все сферы влияния задействованы в одном сбалансированном и гармоничном равновесии.
  3. Программирование. Произойдет пробуждение собственного подсознания, программирование глубинного Я на достижение всех поставленных целей.
  4. Визуализацию. Рождается устойчивая мыслеформа, которая сразу начинает работать. В жизни появляются нужные люди, происходят полезные ситуации.

советов по тайм-менеджменту

№ 1. Планируй

Обязательно записывай задачи в блокнот или органайзер на гаджете. Материализованные пункты плана — первый шаг к намеченной цели. Лучше готовить список дел с вечера, чтобы знать с чего начать следующий день. Ничто не мешает в течение дня его корректировать: добавлять внезапные надобности, более важные ставить в приоритет и переносить на завтра несрочные (главное — не злоупотреблять этим). Сложные задания лучше разбивать на части и реализовывать поэтапно. Не забывай вычёркивать выполненные задачи. Это даст тебе ощущение завершённости и прибавит энтузиазма.

№ 2. Расставляй приоритеты

Существует закон принудительной эффективности: на всё времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Всегда присваивай всем задачам уровень важности и очерёдность. Для этого представь, что наихудшее может случиться, если не сделать что-то в срок. Например, если сегодня не выучишь одну тему по русскому языку, то завтра тебе придётся учить две. И не одну из них ты не освоишь как следует. В итоге на ЦТ ты потеряешь несколько баллов. Подобные задачи, получают статус важных и срочных. Они должны стоять в начале списка. Возьми за правило не переносить такие дела на завтра.

Важные, но несрочные дела выполняй следом. Если их забросить, то они со временем переходят в категорию срочных и становятся трудновыполнимыми. Чтобы такого не случилось, предусмотри для них временной резерв.

Срочные, но не важные задачи обычно занимают много времени. Попробуй максимально сократить их или даже перепоручить кому-нибудь. Например, сходить за тетрадками в магазин можно попросить маму.

Читайте также:  Если работа не нравится - надо увольняться! ЗА и ПРОТИВ

Логично, что несрочные и неважные дела не принесут большой пользы. Чтобы они не «пожирали» твоё время, от них стоит оказаться или минимизировать. К примеру, просмотр сериалов, хоть и интересное дело, но не обязательное. Откладывай такие занятия до выходных. Заведи свой перечень никчёмных дел. Озаглавь его «Я больше никогда не буду этого делать» и следуй своим же правилам.

34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр был человеком очень занятым. Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов

№ 3. Съешь лягушку

В следующий раз, когда расхочется делать что-либо срочное, но неприятное, вспомни притчу: если первым делом с утра ты должен съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это останется самым отвратным делом за весь день. Откладывая важное, ты создаёшь лишнее эмоциональное напряжение, которое мешает жить.

№ 4. Расчисти пространство

До 30% времени тратится на поиски нужной вещи в беспорядке. Корзина для мусора — замечательный инструмент управления временем. У продуктивных людей в зоне рабочего пространства всегда порядок.

№ 5. Соблюдай равновесие

Не паникуй, если накопилось задач больше, чем ты можешь выполнить. Сделай глубокий вдох и скажи себе: «Я могу только то, что могу». Учиться или работать до изнеможения — не вариант. Для продуктивности просто тайм-менеджмента мало. Следи за здоровьем и поддерживай хорошую физическую форму. Отводи необходимое тебе количество времени на отдых, развлечения, общение с семьёй и друзьями.

Эмоциональное напряжение — следствие невыполненных дел. Оно уменьшает производительность, приводит к утомлению и апатии

На первом месте в списке всегда должны быть ты и главные люди в твоей жизни — ради этого стоит поднапрячься и поработать над организацией своего драгоценного времени:

Для тех, кто хочет углубиться в эту тему, советуем почитать книги «Ловушка времени» Алека Маккензи и Пэта Никерсона или «Тайм-менеджмент» Брайана Трейси.

Перепечатка материалов с сайта возможна только с письменного разрешения редакции. [email protected]

Методы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это руководство к действию, нацеленное на управление временем, и в нем содержатся конкретные методы осуществления данного мероприятия. Среди них наиболее часто используются такие способы:

  • Метод создания графика работы на основе биоритмов – “сова” или “жаворонок”. Он предполагает, что каждый человек относится к одному из двух типов биоритмов, активность которых проявляется в разное время суток. Формировать план и график работы нужно таким образом, чтобы выполнение самых сложных и трудоемких задач приходилось на период повышенной активности организма.

Интересный факт: Леонардо да Винчи не использовал традиционную практику сна и бодрствования. Вместо этого он работал по четыре часа подряд с последующими перерывами по 15 минут на сон. В процессе сна организм набирался сил и мозговая активность усиливалась.

  • Метод первого шага основывается на том, что начинать трудное дело всегда непросто, но для этого нужно всего лишь сделать первый шаг. Дальнейшее продвижение будет более легким, поскольку человеку всегда сложно именно начинать. Чтобы первый шаг был успешным, следует создать конкретный шаблон, по которому можно будет осуществлять аналогичные операции;
  • Метод ограничения, помогающий принимать решения в случае неопределенности. Если человек не знает, какое решение ему принять в конкретной ситуации, он ставит себе определенное ограничение – к примеру, за 10 минут выбрать из двух вариантов или при непринятии решения сделать именно это действие;
  • Метод записывания в комплексном виде предполагает, что все записи необходимо делать в одном блокноте или органайзере, а не на множестве разрозненных листочков. Так всегда будет проще найти нужную информацию, и она никогда не потеряется, будучи скрепленной со всеми необходимыми сведениями;
  • Метод графического записывания предполагает, что иногда информацию проще и удобнее отобразить с помощью схемы или графика. Так она будет более понятна и легка для запоминания, и времени на фиксирование будет потрачено гораздо меньше.
Читайте также:  Оплата за обучение сотрудника за счет организации

Принцип Визуализируй планы и задачи

Визуализировать информации помогает всё упорядочить в голове. В том числе планы и задачи. Сделать это можно множеством способов: от интеллект-карты до диаграммы Ганта.

Пример

Для ремонта в квартире, мне нужно: подготовить проект, купить необходимые материалы, сделать ремонт в комнате, сделать ремонт на кухне, организовать вечеринку в честь новоселья. Всё это можно очень наглядно представить в виде в диаграммы Ганта.

Так сразу видно, какие процессы идут последовательно, а какие можно запустить параллельно или делегировать, чтобы точнее спланировать финансовый и временной бюджет.

Focus booster

Focus booster — небольшая программа, основанная на методике управления временем Pomodoro («Помидор»). Согласно методике, человек работает более эффективно, если чередовать выполнение работы и короткие отрезки отдыха. Например, 1 час работы и 10-20 минут отдыха.

Реклама Мультимедийное сопровождение мероприятий полного цикла Лофт#3 – 10 новых залов, вместимостью от 20 до 800 гостей рекомендует — креативные event-агентства Revoлюция — 8 залов для онлайн-мероприятий в центре СПб! MF Group Техническое обеспечение и организация событий Известия Banket Hall — 4 автономных зала в 2-х минутах от метро Тверская Дмитрий Романов — звёздный stand up комик на вашем событии! Digital-навигации для деловых мероприятий DEEP Platform — платформа №1 для онлайн-мероприятий рекомендует — топовые артисты! Все самое популярное каждый день в телеграме! Один день — один пост! «ЁТМ» — Ваше незабываемое мероприятие создадим только мы Как сюда попасть? Все объявления/ Скрыть объявления

Focus booster – простой удобный таймер со звуковым сигналом, который можно использовать при выполнении какой-либо конкретной задачи. Окно программы будет все время напоминать об оставшемся времени, а после сигнала о его завершении вы сможете сделать небольшой перерыв.

Как побороть хаос на работе и дома?

Превосходным гуру для тех, кто не хочет тратить свое время на изучение теории, станет Реджина Лидс. «Полный порядок» — это ее книга, в которой писательница рассказывает о том, как побороть хаос во всех сферах жизни. Реджина Лидс делает ставку на практику. В книге читатель найдет два задания касательно работы и дома, которые нужно выполнить за одну неделю. После полного курса «обучения» читатель сможет наладить отношения с близкими людьми, разобрать многолетние завалы на рабочем столе, выбросить негативные мысли со своей головы. «Полный порядок» — это лучшая книга по тайм-менеджменту для тех, кто желает сразу приступить к делу и понять на практике, как разобраться с хаосом во всех аспектах жизни.

Принцип №8

Если ваша работа предполагает создание какого-либо «интеллектуального» продукта — текста, концепции, стратегии, идеи, лозунга для рекламы жвачки и т. п., — обязательно внесите в своё расписание несколько часов тишины «для креатива». Подумайте, когда вы можете с более или менее спокойной душой отключить телефон, электронную почту, а может, даже и компьютер и уйти в разработку того, что от вас требуют, с головой. Чем лучше вам удастся расчистить эти самые часы тишины от всех отвлекающих факторов, тем быстрей и продуктивней пойдёт креатив.