Как составить должностную инструкцию? \ Советы психолога, отзывы

Ответ: Работодатель может составлять должностную инструкцию как на каждого работника, так и на соответствующую должность. При этом в трудовом договоре должна быть ссылка на должностную инструкцию.

Исследуйте тему

Чтобы автору написать понятное руководство ему нужно самому хорошо разбираться в теме. Неважно — являетесь вы экспертом в области или нет, нужно обязательно прочитать информацию из разных источников. Или ещё раз освежить материал в памяти.

Исследуйте тему

Чтобы инструкция получилась полезной копирайтеру нужно разбираться в отрасли на 100%, но описывать её с позиции новичка. То есть ставить себя на место читателя. Прочитайте аналогичные статьи на похожие товары. Это поможет вам лучше разобраться в структуре и стиле такого контента.

Специфика ведения аккаунта психолога

Мы будем говорить о регулярных публикациях. Вот какие есть особенности у ведения Инстаграм-аккаунтов психолога:

  1. Ниша. Психолог может выбрать конкретное направление, с которым он работает: определенную категорию проблем (например, тревожность и депрессия, семейные консультации или коррекция поведения трудных подростков), а может оставаться широким специалистом. В зависимости от выбора своей ниши нужно формировать контент-план. Логично, что если работа идёт с детьми или трудными подростками, частые публикации на темы, не связанные с этими направлениями, будут восприниматься как просто заметки в личном блоге. Даже если их интересно читать, вряд ли они приведут много клиентов.
  2. Конкуренция в виде около-психологических или эзотерических подходов. Многие психологи используют в своей работе МАК, Рэйки и другие методики, которым в вузах не учат, в то время как другие специалисты это критикуют. Кроме этого, есть клиенты, для которых нет принципиальной разницы между психологией и, например, нумерологией, поскольку первоочередная задача — решить проблему. И нумерология, астрология и подобные направления могут стать для человека более убедительным вариантом. Поэтому для психолога важно выбрать удобную для себя методику и честно о ней писать: все равно стопроцентно довольных им никогда не будет.
  3. Взаимодействие с аудиторией. Психологам в этом плане очень повезло: сама ниша располагает к активному общению. Поэтому в большинстве случаев добиться от подписчиков активности гораздо проще, чем в других, более «молчаливых» нишах.
  4. Конкуренты. Психолог не ограничен территориально: он может консультировать и лично, и удаленно. Поэтому конкуренция принимает немного другой формат. Если психолог предпочитает принимать клиентов лично, его прямые конкуренты — коллеги из того же города. В противном случае нужно ориентироваться на тех, кто находится на том же уровне или использует те же или подобные методы работы.
  5. Много идей для контента. Ещё одно преимущество ниши. Перечень психологических проблем, с которыми сталкивается среднестатистический человек, настолько огромный, что идеи для постов закончатся очень нескоро. Исключение — если выбрана узкая ниша.

Шаг Чётко обозначьте и согласуйте цели с начальством

Запросите полную информацию от вашего непосредственного руководителя: что действительно он хочет получить от вас и вашего отдела, в какие сроки и как будет измеряться результат.

Лучше это уточнить до первого рабочего дня, так как потом вас затянут другие процессы и текучка, — времени будет оставаться только на обед, и то не всегда. Не лишним будет узнать, почему ваш предшественник не выполнил свои задачи. Полученную информацию важно зафиксировать: в письме или чате.

Это нужно для прозрачности отношений и поставленных задач. Бывает, когда с руководителя на новом месте работы начинают спрашивать то, что не обсуждалось на собеседовании. Негатив с обеих сторон нарастает, что приводит к увольнению.

Читайте также:  Влияние внешности на карьеру: неожиданные результаты исследований

К сожалению, такие ситуации встречаются всё чаще.

Как такое могло произойти?

Как у двух членов совета директоров могут быть такие разные мнения о том, преуспевает ли высшее должностное лицо в компании или не справляется со своими обязанностями? Возможно, это потому, что для измерения успеха они используют разные линейки. Возможно, это потому, что они по разному представляют перечень обязанностей, которые должен выполнять их гендиректор.

Один из фундаментальных принципов в организационной психологии гласит: «Все начинается с описания функционала». Не будем утверждать абсолютная гарантия вашего успеха, но уверены, что хорошее описание работы служит нескольким важным целям.

Четкое описание работы обеспечивает:

  • Точную концентрацию усилий сотрудника на ключевые достижения
  • Объективную основу для оценки его работы
  • Шаблон «идеального кандидата», с которым можно сравнивать потенциальных новых сотрудников

Из чего состоит должностная инструкция:

  1. Формулировка основных целей и задач для деятельности данного сотрудника
  2. Перечень необходимых для ее достижения знаний, навыков и умений
  3. Требования к личностным качествам сотрудника на данной кадровой позиции
  4. Требования к его образованию и практическому опыту в данной сфере

Раздел «цель» должен быть описан кратким предложением об общей цели. Например, в должностной инструкции для руководителя организации может быть сказано что-то вроде: «Надзор за всеми функциями и бизнес-процессами в организации».Раздел «Навыки» в описании функционала генерального директора будет включать такие элементы, как:

  • Социальные навыки: построение отношений с сотрудниками и клиентами
  • Финансовые навыки по управлению бюджетом
  • Лидерские навыки: способность сформировать вокруг себя команду единомышленников и вести их за собой
  • Навыки управления: организация и координация работы компании и отдельных ее сотрудников
  • Навыки общения: эффективная устная и письменная коммуникация
  • Навыки маркетинга и организации продаж, устойчиво генерирующие доход

Раздел «Личные качества» может включать такие элементы, как честность и приверженность миссии организации, а раздел «Уровень образования и опыт» — вид и профиль обучения, а также стаж работы в соответствующей сфере.

Несколько советов по написанию должностных инструкций:

  1. Делайте описание функционала простым, понятным и актуальным; здесь не нужен многостраничный документ
  2. Привлеките действующих сотрудников, выполняющих данных функционал, чтобы уточнить и усовершенствовать его описание
  3. Ограничьте число основных зон ответственности сотрудника оптимальным значением 5-8
  4. Ранжируйте зоны ответственности в пределах данного функционала
  5. Включите в должностную инструкцию оценку процента времени, которое нужно тратить на каждую зону ответственности

Высокоэффективные привычки:

1)   Создайте четкие должностные инструкции для каждой должностной позиции в вашей организации2) Сделайте ваши должностные инструкции простыми, понятными и актуальными; не пишите талмуд3)  С помощью должностных инструкций обеспечьте:— направление и фокус работы данного сотрудника— основу для оценки его эффективности — шаблон «идеального кандидата», с которым можно соотносить потенциальных новых сотрудников4) Если испытываете трудности с составлением должностной инструкции или не уверены в ее эффективности — посетите консультацию по HR в центре бизнес-психологии Alter Ego. 

Оставить заявку на консультацию по HR

Как такое могло произойти?

Как у двух членов совета директоров могут быть такие разные мнения о том, преуспевает ли высшее должностное лицо в компании или не справляется со своими обязанностями? Возможно, это потому, что для измерения успеха они используют разные линейки. Возможно, это потому, что они по разному представляют перечень  обязанностей, которые должен выполнять их гендиректор. 

Один из фундаментальных принципов в организационной психологии гласит: «Все начинается с описания функционала». Не будем утверждать абсолютная гарантия вашего успеха, но уверены, что хорошее описание работы служит нескольким важным целям.

Четкое описание работы обеспечивает:

  • Точную концентрацию усилий сотрудника на ключевые достижения
  • Объективную основу для оценки его работы
  • Шаблон «идеального кандидата», с которым можно сравнивать потенциальных новых сотрудников

Из чего состоит должностная инструкция:

  • Формулировка основных целей и задач для деятельности данного сотрудника
  • Перечень необходимых для ее достижения знаний, навыков и умений
  • Требования к личностным качествам сотрудника на данной кадровой позиции
  • Требования к его образованию и практическому опыту в данной сфере

Раздел «цель» должен быть описан кратким предложением об общей цели. Например, в должностной инструкции для руководителя организации может быть сказано что-то вроде: «Надзор за всеми функциями и бизнес-процессами в организации».

Раздел «Навыки» в описании функционала генерального директора будет включать такие элементы, как:

  • Социальные навыки: построение отношений с сотрудниками и клиентами
  • Финансовые навыки по управлению бюджетом
  • Лидерские навыки: способность сформировать вокруг себя команду единомышленников и вести их за собой
  • Навыки управления: организация и координация работы компании и отдельных ее сотрудников
  • Навыки общения: эффективная устная и письменная коммуникация
  • Навыки маркетинга и организации продаж, устойчиво генерирующие доход

Раздел «Личные качества» может включать такие элементы, как честность и приверженность миссии организации, а раздел «Уровень образования и опыт» — вид и профиль обучения, а также стаж работы в соответствующей сфере.

Несколько советов по написанию должностных инструкций:

  • Делайте описание функционала простым, понятным и актуальным; здесь не нужен многостраничный документ
  • Привлеките действующих сотрудников, выполняющих данных функционал, чтобы уточнить и усовершенствовать его описание
  • Ограничьте число основных зон ответственности сотрудника оптимальным значением 5-8
  • Ранжируйте зоны ответственности в пределах данного функционала
  • Включите в должностную инструкцию оценку процента времени, которое нужно тратить на каждую зону ответственности

Высокоэффективные привычки: 

1)   Создайте четкие должностные инструкции для каждой должностной позиции в вашей организации2) Сделайте ваши должностные инструкции простыми, понятными и актуальными; не пишите талмуд3)  С помощью должностных инструкций обеспечьте:— направление и фокус работы данного сотрудника— основу для оценки его эффективности— шаблон «идеального кандидата», с которым можно соотносить потенциальных новых сотрудников

Первый центр психоанализа для бизнеса Alter Ego.

Читайте также:  Собеседование на английском языке — как пройти английского интервью?

Отказ в дополнительной работе

Бывают ситуации, когда подчиненный не уверен в том, что сможет решить поставленную руководителем задачу. В данном случае сотрудник будет вынужден отказать своему начальнику.

Делать это следует аккуратно, чтобы не испортить свою репутацию и не поставить в неловкое положение вышестоящее начальство.

Дополнительная работа позволяет:

  • получить опыт;
  • заслужить уважение руководителя;
  • пойти вверх вверх по карьерной лестнице.

Любой шеф присматривается к своему подчиненному, чтобы в дальнейшем обеспечить высокооплачиваемой должностью. Это может выражаться в различного рода просьбах.

Отказ в дополнительной работе

Но если поручений становится все больше, а заработная плата остается на прежнем уровне, стоит задуматься о собственном положении в организации.

ВАЖНО! Если дополнительную работу выполняют все сотрудники, и задержаться после окончания дня — в порядке вещей, то не стоит беспокоиться. Вы либо это принимаете, либо подыскиваете другие варианты.

Однако если вы заметили, что остальной персонал покидает офис вовремя, а на ваши плечи ложится дополнительная работа, следует найти причину происходящего.

Безоговорочное исполнение любых поручений показывает, что у вас нет чувства собственного достоинства. Как быть, если терпение лопнуло, а желание работать за всех пропало?

Конечно, нужно было поинтересоваться о переработках заранее. Но на собеседовании кандидат старается не задавать неудобных вопросов, чтобы произвести хорошее впечатление.

Если вас нагружают дополнительной работой, рекомендуется сделать следующее:

  1. Понять, что более значимо — довольный начальник или гармония в семье.
  2. Представить реакцию босса, если вы откажетесь выполнять его поручение.
  3. Сообщить, что выполнение дополнительного задания помешает в установленный срок завершить текущие дела.
  4. Выяснить, обязаны ли вы делать дополнительную работу, согласно должностной инструкции.
  5. Попросить совет в коллективе. Как они в своё время отказывали руководителю?
  6. Посоветуйте начальнику обратиться к другому сотруднику.
  7. Общайтесь с руководителем на равных. Он такой же человек, как и вы — сможет понять причины отказа. Напомните о трудовом договоре, где четко прописан режим работы.
  8. Спросите, в каком объеме будет оплачена дополнительная работа.

    КСТАТИ! Покажите, что вы уважаете свой труд и работать бесплатно не собираетесь. Если оплачивать дополнительную работу руководитель не планировал, вероятнее всего он найдет другого исполнителя.

Важно понимать, что от некоторых поручений не следует отказываться:

  • участие в перспективных проектах;
  • деятельность, от которой зависит престиж компании;
  • экстренные или аварийные ситуации, чрезвычайные происшествия.
Отказ в дополнительной работе

Главное, чтобы трудовая деятельность была комфортной, а исполнение обязанностей сверхурочно не препятствовало частной жизни и не ущемляло чувство собственного достоинства. Читайте нашу статью о том, как поступить, если начальник придирается по мелочам.

Читайте также:  Как преодолеть неуверенность в себе

Примеры

Рассмотрим несколько примеров того, как руководство нагружало сотрудников дополнительной работой. Что они предпринимали и какие советы им можно дать?

Дмитрий работает в крупной компании, он ответственный и пунктуальный человек. Виктор Николаевич, руководитель структурного подразделения, регулярно даёт мелкие поручения Дмитрию.

Дмитрий боялся отказать, полагая, что это отразиться на размере премии, ему не позволят уйти в отпуск в удобное время. Он не хотел портить отношения и создавать конфликтную ситуацию.

При столкновении с неприятными поручениями Дмитрий начинал испытывать эмоциональное напряжение, злиться и ненавидеть своего начальника. Переживания переносились в семью, негативно сказывались и на качестве работы.

ВНИМАНИЕ! Если поручение не связано с должностными обязанностями, у вас есть право отказаться их выполнять.

Елену начальник регулярно просит отнести документы в бухгалтерию. Он не вправе заставлять ее делать это.

Варианты отказа:

Отказ в дополнительной работе
  • Иван Петрович, простите, но в бухгалтерии задают слишком много вопросов по каждому документу, а ответов у меня нет. Может, бухгалтер сама к вам подойдет, давайте ей позвоним;
  • А где Ирина, которая занимается документооборотом?
  • Однажды я уже передавала им документы, которые положили по ошибке в другую папку и долго не могли найти. Меня обвинили в пропаже. Еще раз оказаться в подобной ситуации я не хочу. Простите.

Евгения только окончила университет и ее приняли на должность менеджера в крупную компанию. До этого опыта работы она не имела, потому была просто счастлива. Стараясь показать себя с лучшей стороны, соглашалась на любую работу, лишь бы ее заметили.

Через некоторое время на Евгению обратили внимание, но это было не то внимание, которого она ожидала. Стали поступать просьбы выполнить чужую работу, за которую не было доплачено.

ВАЖНО! Следует сразу дать понять начальнику что вы умеете отказывать. Тогда в дальнейшем у коллег и руководства не возникнет желания давать задания, которые не касаются вашей сферы деятельности.

Примеры обязанностей для разных профессий

Шаблон резюме

Для менеджера

  1. Планирование рабочих процессов на текущую неделю.
  2. Контроль сотрудников по факту выполненных работ.
  3. Мотивация сотрудников (назначение премий, отпусков).
  4. Создание ежемесячных отчётов для совета директоров.

Шаблон резюме

Для продавца

  1. Отпуск товара покупателям.
  2. Консультирование клиентов (о товаре, услуге).
  3. Создание отчётных документов (чеков).
  4. Ведение учёта доходов и расходов.
  5. Предоставление отчётности руководителю.

Шаблон резюме

Для бухгалтера

  1. Ведение бухгалтерского учёта.
  2. Расчёт заработной платы и иных выплат.
  3. Создание налоговых отчётов.
  4. Расчёт налоговых выплат.

Шаблон резюме

Для кассира

  1. Учёт и контроль наличных и безналичных денег.
  2. Работа с денежными операциями (передача и приём выплат).
  3. Создание отчётов.

Шаблон резюме

Для продавца-консультанта

  1. Приём и сортировка товара.
  2. Консультирование клиентов.
  3. Поддержание чистоты на рабочем месте и в магазине.
  4. Ведение отчётности.

Шаблон резюме

Для администратора

  1. Контроль за работой сотрудников.
  2. Консультация клиентов.
  3. Выполнение служебных поручений руководителя.

Шаблон резюме

Для менеджера по продажам

  1. Консультирование клиентов.
  2. Поиск вероятных клиентов.
  3. Ведение отчётности перед руководством.
  4. Заключение сделок.

Шаблон резюме

Для директора

  1. Управление персоналом.
  2. Управление материально-технической базой организации.
  3. Принятие решений, связанных с деятельностью организации.
  4. Ведение отчётности.

Шаблон резюме

Для воспитателя

  1. Формирование мировоззрения у ребёнка.
  2. Обучение навыкам устной и письменной речи.
  3. Организация досуга детей в учреждении.
  4. Обучение детей бытовым навыкам.

Шаблон резюме

Для оператора

  1. Управление техникой (машиной, аппаратурой).
  2. Обслуживание и ремонт техники в организации.
  3. Создание отчётов.

Шаблон резюме

Для водителя

  1. Управление транспортным средством.
  2. Самостоятельное устранение мелких поломок.
  3. Регулярное обслуживание и заправка транспортного средства.

Шаблон резюме

Для официанта

  1. Приветствие посетителей.
  2. Обслуживание гостей, принятие и выдача заказов.
  3. Поддержание зала в чистоте и порядке.
  4. Наличный и/или безналичный расчёт клиентов.