Как повысить эффективность и выжать из коллектива больше

Директора компаний — чрезвычайно занятые люди, которые постоянно сталкиваются с проблемами и ограничениями. Чем выше цели компании, тем сложнее их работа. Руководителям приходится работать не только с подчинёнными, но и с акционерами, клиентами, СМИ, властями, общественными организациями. Всё это требует времени. И его постоянно не хватает.

Откуда взялась спешка в работе

Восхищаясь техническим прорывом конца XVIII века, Бенджамин Франклин предсказал работу не более четырех часов в неделю. Он одним из первых заговорил о наступающем «времени лени и досуга». Но XIX век был совсем другим: мужчины, женщины и даже дети работали на фабриках по 15 часов в сутки. Промышленная революция ускоряла экономику и требовала в разы больше производительности.

Люди вдохновлялись новыми технологиями и мечтали, как приятно будут проводить жизнь у бассейна, пока роботы следят за производством и обслуживают дом. Например, драматург Джордж Бернард Шоу считал, что к 2000 году мы будем работать по два часа в день.

Откуда взялась спешка в работе

Вице-президент, а впоследствии президент США Ричард Никсон рекомендовал американцам морально подготовиться к четырехдневной рабочей неделе «в ближайшей перспективе» в 1956 году. В 1960-х годах ученые прогнозировали уменьшение рабочей недели американцев до 14 часов к 2000 году. В 1980-е годы люди еще гадали, чем займутся в свободное время, которое появится благодаря роботам и компьютерам. Спустя десятки лет 14 часов в неделю превратились в 14 часов в день. Теперь работа забирает почти все время.

распространенных мифа о тайм-менеджменте

Как и любая сфера, связанная с темой личностного развития и повышения личной эффективности, управление временем обросло массой мифов и заблуждений. Сама суть тайм-менеджмента была сформулирована Сенекой более 2000 лет назад в Древнем Риме. Неудивительно, что за это время за истину были приняты серьезные заблуждения, которые, вопреки первоначальной задаче, мешают человеку продуктивно достигать собственных и корпоративных целей.

Миф №1 – время неподвластно человеку

Это заблуждение одновременно и верно, и ошибочно. Человек не может физически повернуть время вспять или изменить скорость его протекания. Однако каждый способен управлять собственными действиями так, чтобы за меньшее время делать больше полезной работы. Именно это и подразумевается в понятии «управление временем». По сути, это контроль человека над собственной жизнью.

Люди, которые начинают осваивать тайм-менеджмент, нередко удивляются тому, сколько свободного времени у них появляется на выполнение рабочих и личных задач. Этим пользуются и успешные люди – ученые, актеры, спортсмены, творческие люди. Они планируют собственные дела так, чтобы выполнять аналогичное количество работы за меньшее время. Они не подчиняют время своим законам, но управляют им эффективно, а значит, это получится сделать и у вас.

Миф №2 – придется интенсивно работать

Культивация этого заблуждения происходит из-за того, что люди не понимают сути управления временем. Вовсе не значит, что придется работать больше, упорнее и без перерывов. Напротив, это прямой путь к переутомлению с последующей апатией и даже депрессией. В таком состоянии не получится достигать целей даже в прежнем темпе, не говоря уже о повышении продуктивности. Поэтому настраиваться на беспробудную работу не нужно.

Суть тайм-менеджмента заключается не в увеличении выполняемого объема работы, а в концентрации только на полезных задачах. Ненужные действия, которые отвлекают человека от достижения целей, при этом строго отсеиваются либо откладываются на конец рабочего дня. Существуют десятки так называемых «хронофагов», которые пожирают свободное время, а человек этого даже не замечает. Борьба с ними и есть суть методики.

Миф №3 – тайм-менеджмент лишает свободы

Люди, которые придерживаются этого мнения, считают, что в рамках управления временем придется работать, подобно роботу. Они заблуждаются, полагая, что запланированные задачи выполняются строго по расписанию без свободы выбора. Примечательно, что роботами, по сути, являются те люди, которые идут на поводу своих привычек и сиюминутных желаний, отвлекающих от важных дел. Тайм-менеджмент, напротив, дарит свободу.

Грамотное временное планирование и правильное распределение ресурсов – ключ к выполнению большого количества рабочих и личных задач без перенапряжения. Руководитель, который берется за все сразу или прокрастинирует, испытывает психологическое давление из-за навалившихся дел. Разве можно его назвать свободным? Даже строгий график работы можно разбавлять отдыхом и творчеством.

Читайте также:  Стоит ли учиться на психолога? Как стать хорошим психологом?

Поддерживайте баланс

Ваша жизнь состоит из семи важных областей: здоровье, семья, финансы, а также области интеллектуальных, социальных, профессиональных и духовных ценностей. Естественно, что каждый день вы не уделяете одинаковое количество времени каждой области. Более того, в некоторые дни вы каким-либо «отраслям» вообще можете время не уделять. Но в долгосрочной перспективе баланс должен быть соблюден. Игнорирование любой из областей жизни, не говоря уже о двух или трех, влечет за собой нарушение равновесия и дополнительные препятствия на пути к успеху.

Если вы не будете уделять время здоровью — это может сказаться на вашем самочувствии в будущем. Если вы будете игнорировать свои семейные обязанности — потом вам может понадобиться много времени на восстановление отношений. И так далее, и так далее… Поддерживать баланс «занятым» людям очень сложно, не так ли? Но это обязательно надо делать!

Если вы намерены найти и удержать сотрудника  на долгие годы, то следуйте следующим несложным, но важным советам

1. В первую очередь — обратите внимание на свой коллектив. Как он настроен к новому сотруднику? Переговорите и оповестите о предстоящем пополнении всю команду. Расскажите им о новом сотруднике, учтите его сильные стороны и объясните, почему выбор пал именно на него. Подготовьте всех. Никто не должен испытывать неприязнь к новичкам. Если вы узнаете, что в коллективе царят недружеские отношения — пресекайте это сразу, не доводите дело до серьезных проблем. Только сплоченная команда даст хороший результат. 2. У вашего сотрудника первый рабочий день. Начните его рабочее время с приятного знакомства со всеми. Расскажите о каждом сотруднике, покажите ему заинтересованность в его персоне. Пускай он со всеми познакомится и запомнит, кто за что отвечает, и к кому он может обращаться за помощью. 3. Проведите для новичка экскурсию по всем помещениям места работы. Расскажите куда и по каким вопросам обращаться. Конечно, ваш новый сотрудник все сразу не запомнит, но так он почувствует ваше серьезное отношение и психологически будет настраиваться на долгую работу. 4. Сейчас все больше набирает популярность приятный жест от компании новичкам в качестве небольших подарков. Например, кружка с логотипом компании, фирменные ручки, ежедневники и т.п. Такой сюрприз настроит вашего сотрудника на позитивную волну и поможет чувствовать себя в команде, а это очень важно. 5. Ознакомьте сотрудника со всеми вашими правилами и нормами на рабочем месте. Расскажите, что у вас принято, а чего не стоит делать. Это поможет избежать неприятных ситуаций с нарушением правил внутреннего порядка. Также спросите у сотрудника о его каких-либо привычках. Например, кто-то не любит открытые двери, кто-то при разговоре по телефону должен ходить и т.д. Прислушайтесь и по максимуму создайте для него комфортные условия. 6. Не бросайте на своего сотрудника сразу все задачи. Сядьте вместе с ним, составьте подробный план задач на первый месяц работы. Не стоит давать задание и ждать, что сотрудник сам разберется. Полной самостоятельности можно достичь минимум через месяц работы. 7. Какая у вас принята форма отчетности? За день, неделю, месяц, квартал, год? Как вам ее предоставляют? Объясните подробно своему сотруднику. Расскажите о правильном оформлении, дате сдачи, времени на обсуждение.

По теме: Адаптация первого впечатления… взгляд изнутри 8. Заведите специальный файл (или сделайте в распечатанном виде) со списком телефонов коллег, которые могут пригодиться в работе, у которых можно получить совет и с которыми придется часто работать. У вашего нового сотрудника должен быть полный доступ к связи со своими коллегами. 9. Проведите Welcome-тренинг, расскажите о том, как крута ваша компания и, какую реальную пользу она приносит клиентам. Расскажите ему историю создания компании, укажите ключевых клиентов. У каждой компании есть свои внутренние истории — посвятите сотрудника в них. Он не должен испытывать нехватку информации. Он должен знать о вас почти все.

По теме: Адаптация по-шагам 10. Проведите небольшое обучение по всем предлагаемым услугам/товарам, которые предлагает ваша компания. Убедитесь, что сотрудник начал во всем разбираться и у него не осталось вопросов. Что предлагает ваша компания и кому она нужна — это первое, что должен понимать каждый ваш сотрудник. В первый месяц всегда интересуйтесь проделанной работой вашего сотрудника. Что он успел сделать? В чем у него появились трудности? В каких областях он испытывает неуверенность и помогите ему самоорганизоваться. Следите за расписанными задачами на месяц. Если что-то не получается, то не бросайте его с проблемой, а максимально постарайтесь в ней разобраться и решить ее. Сотрудник это оценит.

Читайте также:  10 признаков того, что ваши отношения будут длиться долго

Часть вторая — создаем настоящую команду

Ну хорошо. Вы выполнили первую часть работы и прокачали сотрудников по отдельности. Теперь они замотивированы, обучены и имеют железную дисциплину. Но от всего этого не будет толку, если коллектив не работает как единый организм. Для этого сотрудников нужно сплотить в настоящую команду. Вот несколько рабочих способов:

  • ставьте перед сотрудниками общую цель. Работники должны понимать, что если каждый будет тянуть одеяло на себя, общий результат от этого проиграет. Для этого грамотно распределите между сотрудниками обязанности. Каждый отвечает за свой участок работы;
  • разработайте систему корпоративных ценностей. Здесь вполне можно стремиться к идеалу. “Стать лучшим интернет-магазином в сегменте”, “Предоставить клиентам лучший сервис в стране”, “Заработать миллиард рублей за квартал”. Чем круче — тем лучше. Пусть это станет девизом команды. Можно заказать баннер и поставить его на видном месте в офисе. У наших коллег стоял такой: “Качество — это возвращение заказчика, а не продукции”;
  • проводите совместный досуг. Речь не только о корпоративах, банкетах и вечеринках в честь дня рождения директора. Совместные спортивные мероприятия, выезды на природу или на экскурсии потрясающе сплачивают коллектив. Можно даже посмотреть сквозь пальцы на то, что половину понедельника коллеги обсуждают насыщенные выходные — это будет только плюс;
  • проводите планерки, летучки, совещания и оперативки. Чем больше вы общаетесь напрямую с коллективом, тем лучше. На совещаниях давайте высказаться всем желающим. Пусть даже новички знают, что их мнением дорожат и всегда дадут слово. Так никто не выпадет из обсуждения и все будут чувствовать причастность к общей идее;
  • устраивайте мозговые штурмы. Совместное решение задачи сплачивает коллектив на раз. Да и сами сотрудники привыкают работать совместно, а не поодиночке.

Соблюдая эти несложные правила, вы серьезно повысите эффективность работы коллектива. Запомните: мотивация, дисциплина, профессионализм, команда. И вперед, к новым свершениям!

Обзор документа

Приведены новые особенности режима рабочего времени и времени отдыха педагогических и иных работников образовательных организаций. Это вызвано принятием нового Закона об образовании.

Так, расширен перечень показателей, учитываемых при установлении режима. Это в т. ч. продолжительность рабочего времени (нормы часов педагогической работы за ставку зарплаты), время, необходимое для выполнения дополнительной работы за дополнительную оплату по соглашению сторон трудового договора, объемы учебной (тренировочной) нагрузки (педагогической работы).

Правилами внутреннего трудового распорядка организации в течение рабочего дня (смены) должен предусматриваться перерыв для отдыха и питания продолжительностью не более 2 часов и не менее 30 минут, который в рабочее время не включается.

Пересмотрен ряд специальных положений.

Ранее утвержденные особенности признаны утратившими силу.

Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:

Электронная почта

Большую часть времени руководители проводят в личном общении с другими. Работа с электронными каналами коммуникации занимает 24% их времени, ещё 15% уходит на телефонные разговоры и даже письменную корреспонденцию. При этом сами по себе электронные письма часто оказываются неэффективными: например, приходится тратить время, отвечая на письма, где топ-менеджеров ставят в копию. По словам авторов исследования, важно правильно сформировать ожидания команды относительно того, какие письма должны доходить до CEO и когда он сможет на них ответить.

Что касается встреч и совещаний, многие переходят на видеоконференции, чтобы не тратить время участников на дорогу, отмечает Нитин Нориа. Хотя в основе работы топ-менеджеров всё же остаётся личное общение.

Разрешение конфликтов и сложностей между участниками рабочего процесса

Чаще всего, возможные конфликтные ситуации, связанные со сменностью работ возникают либо при несвоевременном ознакомлении с изменениями, либо со сдачей и приемкой смен. В то же самое время, для приема смен у предыдущей группы работников, как и в случаях передачи ее последующим, зачастую требуется затрачивать дополнительно собственное время. Для этого персонал просят прийти пораньше и задержаться после окончания смены. Поэтому недовольные таким положением вещей сотрудники обращаются с требованиями об оплате переработок. Однако если это не закреплено коллективным договором, то работодателю можно поступить по собственному усмотрению.

Посменная организация труда предполагает предоставление выходных дней отработавшему персоналу. Чаще всего, в подобных случаях, предусматриваются выходные по скользящему графику, с режимом выхода на работу «сутки через двое/трое». В таких случаях дни отдыха будут каждый раз выпадать на другие дни недели. Для самого графика нужно установить смены длиной в 8, 10 или 12 часов и вести итоговый суммированный подсчет рабочего времени персонала.

Читайте также:  12 летних российских лагерей, в которые хочется вернуться

При ненадлежащем учете мы получим переработки по продолжительности рабочей недели (40 часов) или превышение стандартных 8 часов. А это, как уже известно, требует дополнительной оплаты. Для того чтобы у работника было время скорректировать свои семейные дела, его надо знакомить со сменным скользящим графиком хотя бы за месяц до его ввода в действие. Но на практике могут быть случаи и более коротких сроков, если они указаны в локальных актах организации.

Поговорим о сложностях с оплатой труда в непрерывном производственном процессе. Отработанные сверхурочные часы должны быть оплачены не меньше, чем в 150% размере за первые пару часов работы. Все последующие оплачиваются по двойному тарифу, как гласит ст. 152 ТК России. Однако при суммированном итоговом учете оплаты труда больше смогут заработать именно такие сотрудники, нежели те, что трудятся по 5-дневной системе. У них сверхурочные не бывают длительными, а из-за ежедневного учета они получат меньше.

Сегодня на практике получил распространение иной подход, уравнивающий шансы обеих категорий персонала. Согласно ему, измеряется средняя норма переработки в отчетном периоде и сравнивается с нормативом. Если ежедневная переработка будет меньше 2-х часов, то оплата во всех случаях будет лишь с полуторакратным увеличением. Отдых между сменами должен быть не меньше двойной продолжительности отработанного времени в предшествующей рабочей смене. С целью обезопасить себя от возможных судебных разбирательств, рекомендуем все нюансы посменной оплаты труда освещать в локальных актах предприятия.

Ошибки, которых нельзя допускать

В должности руководителя есть одна особенность. Если вы – выходец из коллектива, то должны знать, что отношения с коллегами теперь изменятся. То, что раньше было приятельским стебом, отныне называется панибратством, которое ни к чему хорошему не приводит. Самое трудное — объяснить бывшим сослуживцам, что вам, наверняка, придется иногда принимать непопулярные решения, и прежних отношений больше не , а если вы пришли со стороны, то вам ни в коем случае нельзя совершать следующие действия:

  • забывать имя вашего начальника;
  • льстить и рассыпаться в комплиментах;
  • хвастаться прошлыми заслугами и лгать;
  • флиртовать с сотрудницами;
  • звать весь коллектив «обмыть, как следует», ваше назначение.

Вместо этого лучше внимательно присмотритесь к команде, с которой вам предстоит работать. И не принимайте поспешных решений. А обо всех подводных камнях, на которые руководитель может налететь в первый день, вам подробно расскажут в консультационно-тренинговом центре «Позиция» — надежном лоцмане в море бизнеса.

Планируем основное рабочее время

Здесь главное не испортить всё, что было заложено с утра, и при этом не устать раньше времени. Для этого:

Придерживайтесь изначального плана на день

И учитесь говорить «я сделаю это завтра». Скорее всего во время работы вам будут прилетать новые задачи. И первая реакция в таких случаях — отложить всё, что делали до этого и взяться за новое прямо сейчас. Но только если эти задачи реально не горят как костры святой инквизиции, полезнее будет отложить их на завтра. Или на послезавтра. В общем на тогда, когда в вашем списке дел есть свободное место.

Про все плюсы такого подхода есть даже целая книга, почитайте, если интересно.

Не увязайте в одной задаче

Это не значит, что нужно жестко ограничивать время на выполнение одного дела из вашего списка. Но значит, что для сохранения продуктивности, лучше работать короткими подходами.

Можно использовать для планирования квадрат Эйзенхауэра, помодоро-таймер или просто ставить будильник на периоды работы и отдыха. Главное, чтобы в порыве рабочего энтузиазма не пропустить момент, когда мозги уже перестали соображать и вы читаете одно и то же предложение уже 5 минут.

Модерируйте коллективные обсуждения и встречи

Заранее согласовывайте план встреч и главную задачу для решения. Приходите подготовленными, со списком вопросов на обсуждение, например.

По возможности, отведите на обсуждения не больше 30 минут и модерируйте весь процесс. Да, даже если это брейн-шторм или просто обед с деловыми партнерами. Вы ведь встречаетесь с ними, чтобы получить рабочий результат, а не просто приятно провести время.